【保存版】初めての学会への参加方法(参加当日までの流れ)

大学院生になると学会へ参加する機会があります。

初めて学会へ参加する人は発表でも緊張するのに、ホテル予約や移動方法など他のことにも気を遣わなければなりません。

今回はそんな悩みを一発で解決します。

Step1　学会への参加登録

学会へ参加する為には以下の2点が必要になります。

①学会へ入会費

②学会発表の参加費

つまり、その学会への入会費と参加費が必要になります。

支払い方法は様々ありますが「口座振り込み」が無難です。

学会に関係する費用は全て大学が支払うので自腹では無いので安心してください。

詳しくはその学会のホームページでご確認ください。

Step2　ホテル、交通手段の確保

学会の会場は国内外様々な場所で開催されます。

ホテルと交通手段は事前に予約しなければなりません。

ルールがたくさんありますが、共通するのは「領収証を必ずもらう」ことです。

レシートではなく「領収書」です。

領収書が無いと後で大学から立て替え分のお金がもらえません。

ホテルの予約、ルール、予算について

ホテルの予約のルールが大体以下の通りです。詳しくは大学に確認をとりましょう。

宿泊費は1泊6000円～8000円前後で最安値を狙わなくて良いですが、高級ホテルに泊まれる訳ではないので中価格帯を相場を狙う様にしましょう。

朝食を付けると、朝食分は自腹になる可能性があります。
申請が面倒なので「素泊まりプラン」を予約することをおすすめします。

クレジットカード払いは基本認められません。
突然のキャンセルや、領収書、ポイントの関係で不可の場合が多いです。
必ず当日現金払いで領収書をもらういましょう。

おすすめはエアトリで「素泊まり、当日現金払い」で予約することです。

学会の予約でポイントを貯めて、貯めたポイントを使ってプライベートの旅行に使うことで

ルールの範囲内でポイントを稼ぐことができます。

せっかく予約するならポイントが貯まる方で予約しましょう。

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交通手段の予約

交通手段は主に「電車＋新幹線」か「電車＋飛行機」になります。

電車：領収書不要ですが、自分が移動したルートは控えておきましょう。

新幹線：みどりの窓口での購入とスマートEXなどのアプリで予約の2通りがあります。

みどりの窓口での購入は事前に窓口へ行く必要があります。

その場で切符を購入できて、領収書ももらえるので当日に慌てる必要がありません。

スマートEXなどでの予約ではスマホだけでで予約や支払いが完了します。

領収証はアプリ内で印刷するか、新幹線乗車駅の端末を操作することで発券できます。

初めての学会ではみどりの窓口で購入して、慣れてきたらスマートEXなどのアプリで予約するのがおすすめです。

飛行機：公式サイトからの予約を行う

飛行機は主にJAL・ANAやLCC (格安航空)もあります。

JALやANAは料金が高い分、欠航や遅延、キャンセル時の対応がしっかりしています。

絶対に遅れられなかったり、重要な学会ではJAL・ANAでの予約をおすすめします。

LCC (格安航空)は料金が安いですが、座席が狭かったり、本数が少なかったりします。

時間に余裕があったり、短時間のフライトの場合はLCCでの予約をおすすめします。

私はいつも格安航空で地方の学会へ参加していました。
学会へは前乗りだったので格安で十分ですし、大学推奨していました。

格安航空券は↓で一括検索できます。

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飛行機では空港でのチェックイン時に領収証をもらうことができます。

もし忘れてもWeb上で発行できますが、予約番号が必要だったり面倒なので、必ずチェックイン時に領収証をもらいましょう。

また、保安検査場を通過した際にもらえる券も取っておくと旅費申請時に安心です。

Step3　予稿(アブストラクト)の提出

予稿(アブストラクト)とは、自分の研究内容をword1～2ページにまとめ短い論文の概要です。

例えば、これは私が過去に作成した予稿です (ぼかし加工)。

予稿は学会発表よりも前に提出する必要があります。

上記の「日本食品科学工学会」では、8/29～31に学会発表ですが、予稿の提出は4/8～5/14になります。

ですので通常、学会発表の2～3ヶ月前に予稿を提出します。

期間内であれば何度も提出、修正可能なのでギリギリまで試行錯誤できます。

Step4　発表資料作成

次は学会の発表資料の作成になります。

学会の発表では「口頭発表」と「ポスター発表」があります。

口頭発表はパワポでスライドを作成してプレゼン形式で発表します。

ポスター発表は大判用紙に研究内容を記載して掲示、説明する形式なります。

それぞれの作成方法はこちらで解説していますので是非ご覧下さい。

↓口頭発表スライド作成方法

↓ポスター発表作成方法

Step5　学会へ参加

ここまで準備を重ねてきたら十分です。

学会の参加用紙やホテル、新幹線のチケットを忘れないこと、

当日の移動経路を確認、作成した資料を忘れないようにしましょう。

緊張せずに頑張りましょう。

番外編　学会に必要な持ち物

学会に必要な持ち物を下記にまとめます。

チェックリストを作成しましたので確認しておきましょう。

詳しくは↓でもまとめていますので是非ご確認ください。